Plany urlopowe

  1. Założenie nowej koszulki o nazwie Dział (wymiar księgowy) Nazwa Jednostki Plan Urlopów na rok 2021.
  2. Dodanie pliku planu dostępnego w szablonach dokumentów o nazwie Plan urlopów na rok 2021 – jeżeli plik nie otworzy się patrz informacje dotyczące dodatku Addin na końcu instrukcji.

3. Wprowadzamy w pliku:

a) dane jednostki – podobnie jak przy nazwie koszulki Dział (będącym wymiarem księgowym) Nazwa jednostki, np:

b) nazwiska pracowników w tabeli w miesiącu styczniu (pozostałe miesiące zostaną automatycznie wypełnione takimi samymi danymi). Jeżeli liczba pracowników przekracza 10 osób, można dodać kolejne wiersze (we wszystkich miesiącach) lub skopiować arkusz i plan kolejnych pracowników umieścić w kolejnych arkuszach, np.: 

c) w dolnej części tabeli (Podsumowanie oznaczone na różowo) wpisujemy wymiar urlopu przysługującego oraz wymiar urlopu zaległego (w dniach) – mogą to również samodzielnie uzupełnić pracownicy, jednak za poprawność podanych danych odpowiada Kierownik jednostki organizacyjnej.

4. Zamykamy dokument (znak krzyżyka w górnym prawym rogu dokumentu) i zapisujemy plik – utworzy nam się linia z zapisem pliku (pamiętamy o uzupełnieniu metadanych dokumentu).

5. Udostępniamy koszulkę pracownikom jednostki:
– wpisując ich nazwiska w polu „lista pracowników” lub po wybraniu opcji udostępnij znajdujemy na drzewku swoją jednostkę i klikamy na nią – zostaną wpisani wszyscy pracownicy danej jednostki. Przy okazji proszę o zgłaszanie ewentualnych zmian w stanie zatrudnienia – trwają prace nad automatyczną integracją systemu EZD z systemem kadrowo-płacowym AX. Poszczególne jednostki znajdujemy w drzewku rozwijając plusy

oznaczamy udostępniony dokument do edycji

i klikamy „udostępnij”.

6. Każdy pracownik przed rozpoczęciem edycji pliku musi zablokować kłódkę, znajdującą się przed plikiem, aby inny pracownik nie mógł edytować go w tym samym czasie (jeżeli kłódka jest zablokowana zaraz po otwarciu koszulki nie należy otwierać pliku – należy poczekać aż kłódka się zwolni).

Pracownik (w tym również Kierownik jednostki) wskazuje wybrane dni urlopowe wpisując w odpowiednim polu znak x (kolor pola zmieni się na niebieski, wielkość znaku nie ma znaczenia). Dni zaplanowanego urlopu podsumują się w dolnej części pliku. Urlop należy zaplanować zgodnie z wytycznymi Pana Kanclerza. Po zamknięciu i zapisaniu pliku (patrz punkt 4), kłódka automatycznie odblokuje się i kolejny pracownik będzie mógł na nim pracować. Jeżeli są jakieś uwagi co do sporządzonego planu, pracownik zamieszcza je w tej samej koszulce dodając np. notatkę lub jakikolwiek inny plik (np. potwierdzenie rezerwacji na wskazany okres – jeżeli kierownik jednostki tak zdecyduje, pamiętając o uzupełnieniu ewentualnych metadanych). Aby ten dodatkowy dokument był widoczny dla tego, kto udostępnił koszulkę, należy go zatwierdzić, wybierając przycisk „zatwierdź” i wskazując ten konkretny dokument

Dodanie tego dokumentu można cofnąć wybierając z menu podręcznego dokumentu opcję

Po zakończeniu pracy wybieramy przycisk „zakończ”.

7. Właściciel koszulki może na bieżąco śledzić postępy prac nad dokumentem, obserwując czy udostępniony dokument został odczytany i/lub zakończony:

A. odbiorca nie odczytał dokumentu (pliku) 

B. odbiorca odczytał dokument i nadal nad nim pracuje (w drugim zaznaczonym polu jest data odczytania koszulki)

C. odbiorca zakończył pracę nad dokumentem

8. Tak przygotowany dokument, Kierownik jednostki udostępnia do odczytu w EZD jednej z Pań z Sekcji Spraw Pracowniczych : Julita Waraczewska lub Danuta Gosieniecka.

Proszę o uważne zapoznawanie się z komunikatami wyświetlanymi w systemie, informują o ewentualnych błędach lub pominiętych krokach.
Addin  – do uruchamiania w EZD dokumentów MS Office i podpisywania konieczna jest instalacja dodatku Addin. W przypadku dostępu zdalnego dodatek ten jest aktywny. Na komputerach pracujących w sieci uniwersyteckiej (Administracja Centralna) dodatek ten jest instalowany przez lokalnych informatyków – nie powinno z tym być problemów.