image_pdfimage_print

Błędy po aktualizacji przeglądarki FireFox

Szanowni Państwo,

w związku z ostatnią aktualizacją przeglądarki FireFox zaleca się do uruchamiania systemu EZD PUW korzystanie z tej przeglądarki w zwykłym trybie (z zachowaniem zasad bezpieczeństwa) lub z innych dostępnych przeglądarek.

Przypominam, że informacje dotyczące logowania do systemu znajdują się na dedykowanej systemowi stronie Instrukcja logowania do systemu – Elektroniczne Zarządzenie Dokumentacją UAM (amu.edu.pl)

Problem braku widoczności koszulek oraz braku możliwości otwierania niektórych dokumentów (nie uruchamia się dodatek Addin) został zgłoszony do twórcy systemu – o jego rozwiązaniu poinformujemy osobnym komunikatem.

Z poważaniem

Lidia Pudliszak

Koordynator ds. EZD

Dostęp do EZD dla doktorantów

Informujemy, iż co do zasady doktoranci (jak i inni studenci) nie mają dostępu do systemu EZD, o ile nie są pracownikami Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu.Przez pracownika rozumiemy tutaj osobę, posiadającą aktualną umowę o pracę (w rozumieniu Kodeksu Pracy, jak i Prawa o szkolnictwie wyższym) niezależnie od jej wymiaru i czasu trwania.

W przypadku konieczności złożenia jakiejkolwiek dokumentacji przez doktoranta(-tkę), należy zgłosić się do przedstawiciela Biura Szkoły Doktorskiej z prośbą o złożenie w jego imieniu takiej dokumentacji (np. indywidualne plany badawcze), zgodnie z obowiązującymi procedurami w zakresie podpisów, akceptacji itd. Dokumentację taką należy traktować jak każdą inną złożoną osobiście (na nośniku danych) bądź elektronicznie (np. emailem). Doktoranci, aby uzyskać oficjalne potwierdzenie złożenia takiej dokumentacji mogą również złożyć je z wykorzystaniem oficjalnej platformy administracji publicznej tj, ePUAP – co czego serdecznie zachęcamy.

Zastępstwa i dostęp zdalny

Szanowni Państwo,

w systemie EZD na czas nieobecności (lub braku dostępu do sieci uniwersyteckiej – czy to podczas pracy zdalnej czy wyjazdu, urlopu, choroby) każdy użytkownik ma możliwość wskazania osoby, która w zastępstwie zajmie się dokumentacją – co oznacza umożliwienie wglądu w dokumenty użytkownika. Zastępstwo nie oznacza przekierowania korespondencji, a dostęp do pulpitu zastępowanej osoby. Dzięki takiemu rozwiązaniu, każdy z kroków podjętych przez osobę zastępującą jest identyfikowany również jej imieniem i nazwiskiem.

W przypadku braku możliwości samodzielnego ustawienia takiego zastępstwa – może to uczynić koordynator EZD w danej jednostce.

Ze względu na bezpieczeństwo danych, do systemu EZD można zalogować się tylko na komputerze podłączonym do bezpiecznej sieci uniwersyteckiej tj. z komputera podłączonego przewodowo w miejscu pracy bądź przez zdalne połączenia (typu VPN tzw. zdalny dostęp) konfigurowane przez uprawnionych informatyków z zachowaniem Polityki Bezpieczeństwa UAM.

Możliwy jest dedykowany zdalny dostęp do EZD – szczegóły dotyczące uzyskania takiego dostępu zostały opisane tutaj. Zalecane jest korzystanie z tego bezpośredniego zdalnego dostępu dla osób, które często pracują na dokumentach i otrzymują ich wiele. Przypominam, że o korespondencji wpływającej (z zewnątrz – nie dotyczy to korespondencji wewnętrznej) na konto otrzymujecie Państwo powiadomienia. Informacji na temat tej korespondencji może udzielić osoba obsługująca Punkt Kancelaryjnych/ sekretariat w jednostce. 

Powiadomienie e-mail o nowym dokumencie w systemie EZD

Szanowni Państwo,

W systemie EZD zostały ustawione powiadomienia mailowe informujące o wpływie korespondencji na Państwa nazwisko. Nie jest to spam, ani wiadomość zawirusowana.  Przypominam, że zgodnie z zarządzeniami Rektora (link do dokumentów) każda forma korespondencji zewnętrznej (list, paczka, przesyłka kurierska) musi zostać zarejestrowana w systemie. Rejestracja odbywa się w trybie wsadowym (przesyłki imienne, które nie są otwierane i skanowane) lub z pełnym odwzorowaniem w postaci skanu dokumentów. 

Korespondencja w formie tradycyjnej jest przekazywana również do Państwa przegródek lub zgodnie z przyjętą praktyką w danych jednostkach. Jeśli chcą Państwo otrzymać szczegóły dotyczące danej przesyłki, proszę kontaktować się z pracownikami Państwa sekretariatów, którzy nadzorują korespondencje, poprosić o dane nadawcy lub ewentualne sprawdzenie zawartości. Informacje te niestety w powiadomieniach mailowych nie są uwzględnione.  Szczegóły dotyczące systemu, instrukcje, filmy i bieżące informacje dotyczące systemu znajdują się w Intranecie https://uam.sharepoint.com/sites/IAdministracja/SitePages/Praca-Zdalna.aspx lub bezpośrednio na stronie www.ezdedu.amu.edu.pl 

We wtorki i czwartki w godzinach 9.30-11.30, zapraszamy na konsultacje online na kanale Teams: link.

Z poważaniem

Lidia Pudliszak

Koordynator ds. EZD / Główny specjalista

Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu

Powiadomienia EZD

Szanowni Państwo, podczas pracy zdalnej, na Państwa kontach w systemie EZD zostały ustawione powiadomienia mailowe informujące o wpływie korespondencji na Państwa nazwisko. Nie jest to spam, ani wiadomość zawirusowana.  Przypominam, że zgodnie z zarządzeniami Rektora (link do dokumentów) każda forma korespondencji zewnętrznej (list, paczka, przesyłka kurierska) musi zostać zarejestrowana w systemie. Rejestracja odbywa się w trybie wsadowym (przesyłki imienne, które nie są otwierane) lub z pełnym odwzorowaniem w postaci skanu dokumentów. Tylko poszczególne sprawy mają późniejszy obieg elektroniczny. Pozostałe przesyłki mogą zostać zakończone w systemie.  

Korespondencja w formie tradycyjnej jest przekazywana również do Państwa przegródek lub zgodnie z przyjętą praktyką w danych Instytutach i Pracowniach. Jeśli chcą Państwo otrzymać szczegóły dotyczące danej przesyłki, proszę kontaktować się z pracownikami Państwa sekretariatów, którzy nadzorują korespondencje, poprosić o dane nadawcy lub ewentualne sprawdzenie zawartości. Informacje te niestety w powiadomieniach mailowych nie są uwzględnione.  Szczegóły dotyczące systemu, instrukcje, filmy i  bieżące informacje dotyczące systemu znajdują się na stronie na podstronach niniejszego portalu.

Codziennie, w godzinach 9.30-11.30, odbywają się konsultacje online na kanale: link.

Instrukcja wnioskowania o zdalny dostęp do EZD

Instrukcja wnioskowania o zdalny dostęp do EZD

Pełna instrukcja do pobrania: tutaj
Formularz zamówienia licencji: wersja word; wersja pdf.

Krok 1: Zamówienie licencji na zdalny pulpit wypełnione i zaakceptowane przez uprawnione osoby należy przesłać na adres licencje@amu.edu.pl lub przez EZD do Centrum Informatycznego;

UWAGA! W okresie pracy zdalnej związanej z epidemią w kraju, nie mogą Państwo zdobyć podpisu kierownika jednostki i dysponenta środków na wniosku. Prosimy więc skierować prośbę o wykupienie licencji do przełożonego i uzyskać akceptację drogą mailową. Mail taki pobrać do pliku i wraz z wypełnionym wnioskiem przesłać na adres licencje@amu.edu.pl. Tylko maile z kompletem dokumentów będą rozpatrywane.

Krok 2: Po otrzymaniu potwierdzenia realizacji należy je przesłać na adres helpdesk@amu.edu.pl

Krok 3: Użytkownik otrzyma plik / link do pliku  , który należy zapisać w dogodnym miejscu (np. na pulpicie);

Krok 4: Następnie należy go uruchomić i podać dane do autoryzacji.

Za pierwszym razem należy wpisać pełną nazwę użytkownika tzn. amuad\użytkownik. Przykład: dla adresu e-mail lidias@amu.edu.pl => dane do autoryzacji amuad\lidias hasło takie jak jest wymagane do logowania do EZD . Przy następnych połączeniach wystarczy wpisać samą nazwę użytkownika.

Krok 5: Po zalogowaniu na pulpicie widoczny jest skrót do logowania do systemu 

Krok 6: Po zakończonej pracy, należy kliknąć na skrót Wyloguj


Połączenie do zdalnego pulpitu jest szyfrowane. Dodatkowo dla bezpieczeństwa oraz optymalizacji wykorzystania zasób serwera nieużywana sesja jest:

  • po 15 minutach blokowana (potrzeba wpisania hasła),
  • po 30 minutach rozłączana (po wznowieniu jej stan jest przywracany),
  • po 24 godzinach zakończana (wylogowywana).

Dostęp zdalny jest limitowany do określonej listy osób.  Każdy logujący się użytkownik zużywa 1 licencję, która jest zwalniana po 60 dniach od ostatniego logowania.

UWAGA!!!! Osoby korzystające w domu z komputerów z systemem operacyjnym Windows XP lub niższym nie będą mogły się podłączyć ze względów bezpieczeństwa. Do połączenia potrzebny jest co najmniej system Windows 7. Ewentualne problemy z podłączeniem proszę kierować na adres helpdesk@amu.edu.pl.

EZD w czasie epidemii koronawirusa

Szanowni Państwo,
Praca zdalna, z którą przyszło wielu nam się zmierzyć, to okazja, aby w większym niż dotychczas stopniu wykorzystać dostępne systemy informatyczne wspierające naszą pracę. Systemem, który powinien być szeroko wykorzystywany to EZD, czyli narzędzie wspierające obieg elektroniczny pism, spraw i korespondencji. Poniżej zamieszczam najważniejsze informacje dotyczące tego systemu wraz z linkami do dokumentów i instrukcji szczegółowo opisujących poszczególne funkcjonalności. Chciałbym podkreślić, że sekretariaty rektora, prorektorów, kanclerza i kwestora, a także kierownicy wszystkich jednostek administracji centralnej na bieżąco w codziennej pracy korzystają z systemu EZD. Wszelkie pisma w tradycyjnej formie kierowane do tych osób / jednostek, mogą (i powinny w obecnych czasach) być dostarczane w wersji elektronicznej. Zapewni to szybką obsługę wpływających podań i spraw. Gorąco do tego zachęcam. Wykorzystajmy ten trudny czas to poznania i korzystania z systemu EZD w większym zakresie.
 
W razie jakichkolwiek pytań i wątpliwości dostępni są do Państwa dyspozycji koordynatorzy EZD w UAM – p. Lidia Pudliszak oraz p. Aneta Masztaller (szczegóły na stronie http://ezdedu.amu.edu.pl/szkolenia/).
 
Z poważaniem
dr Marcin Wysocki
Kanclerz
    
– szczegółowe zasady obiegu dokumentów z wykorzystaniem systemu EZD reguluje zarządzenie Rektora nr 330/2018/2019 z dnia 14 czerwca 2019r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją, wykonywania czynności, kancelaryjnych, wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w UAM https://uam.sharepoint.com/sites/Baza-Zasobow/MonitorUAM/ZR/2018-2019/330_2018_2019_Zarzadzenie_2018_2019_EZD.pdf;
 
– wszelkie instrukcje dotyczące zarówno obsługi, odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania znajdują się na stronie www.ezdedu.amu.edu.pl;
 
– logowanie w EZD odbywa się w sposób bezpieczny (patrz instrukcja logowania http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/instrukcja-logowania-do-systemu/),
 
– możliwy jest dostęp zdalny do systemu (koszt licencji ok 22 EURO) – potrzeby należy zgłaszać do Centrum Informatycznego (ezd@amu.edu.pl lub helpdesk@amu.edu.pl);
 
– system EZD umożliwia w pełni bezpieczny obieg korespondencji zarejestrowanej i zeskanowanej w Punktach Kancelaryjnych zgodnie z ich dotychczasowym obiegiem. Każdy taki dokument opatrzony jest kodem kreskowym, po którym można go zidentyfikować i odtworzyć jego ścieżkę obiegu. Dokument elektroniczny będący odwzorowaniem dokumentu papierowego, wyprzedza obieg dokumentu papierowego i można nad nim procedować bez konieczności dostępu do wersji papierowej, tym bardziej, że zgodnie z §4, ust. 1 zarządzenia dekretację dokonaną w systemie EZD, jeżeli dokumentacja prowadzona jest papierowo, należy przenieść na papier, co można uczynić później np. przez oddrukowanie historii akceptacji dokumentu – http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/przygotowanie-dokumentu-do-akceptacji-i-jego-zatwierdzenie/;
 
– przekazywanie dokumentów (instrukcja znajduje się tutaj http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/przekazywanie-lub-udostepnienie-koszulki-z-zalacznikiem-instrukcja-dla-wersji-ezd-pow-3-90/ ) jest równoznaczne z oddaniem oryginału dokumentu (tylko oryginały stanowią dokumentację spraw) natomiast udostepnienie  (http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/udostepnianie-koszulki-z-zalacznikiem-instrukcja-dla-wersji-ezd-pow-3-90/) stanowi odpowiednik oddania kopii (kserokopii) dokumentu;
 
– tworzenie dokumentów w EZD, w tym korespondencja wewnętrzna nie wymaga drukowania, podpisywania i skanowania. Dokument (np. w MS WORD) utworzony, załączony do koszulki i przekierowany do innej osoby ma taką samą wartość jak dokument wydrukowany, podpisany, zeskanowany i przesłany poprzez EZD lub w papierowo. Nie drukujmy zatem niepotrzebnie dokumentów, po to tylko aby je zeskanować.
 
– każda czynność wykonana na dokumencie w systemie jest odzwierciedlona w jego historii (wraz z dokładną datą i ewentualną informacją o dokonaniu czynności w zastępstwie http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/kiedy-kogos-zastepujemy/). Dokumenty typu Word / Excel można przygotować poza systemem i dołączyć je do koszulki lub wytworzyć w systemie – pod warunkiem, że zainstalowany jest dodatek integrujący Addin (na zdalnych dostępach jest zainstalowany);
 
– system EZD umożliwia pełną obsługę platformy ePUAP – informacja o tym, jak należy postępować znajduje się tutaj http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/korespondencja-epuap/;
 
– dokumenty można podpisać również z wykorzystaniem Profilu Zaufanego – pobierając je z systemu i składając podpis https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany. Po podpisie ponownie załączamy go do dokumentacji już w wersji podpisanej. Należy zwrócić jedynie uwagę czy w wymogach formalnych, jeżeli tak podpisany dokument jest przekazywany do instytucji, nie ma wymogu wykorzystania podpisu kwalifikowanego;
 
– cały czas istnieje możliwość zdalnych konsultacji poprzez platformę MS Teams – szczegóły http://ezdedu.amu.edu.pl/szkolenia/.

Nowe instrukcje

Na podstronie Opisy + instrukcje + FAQ pojawiły się nowe instrukcje dotyczące korespondencji ePUAP oraz możliwości wydruku plików xml (http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/jak-pobrac-i-wydrukowac-plik-xml/).

Na wspomnianej stronie znajduje się również instrukcja dotycząca przygotowania dokumentu do akceptacji oraz jego zatwierdzenie w systemie EZD przez osoby decyzyjne (http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/przygotowanie-dokumentu-do-akceptacji-i-jego-zatwierdzenie/)

Nowe zarządzenie

13 stycznia 2020 roku wprowadzone zostało nowe Zarządzenie Kanclerza w sprawie określenia rodzaju przesyłek niepodlegających rejestracji w systemie EZD. Dokument do wglądu znajduje się na stronie UAM – zobacz dokument.

Zarządzenie obejmuje specyficzna grupę przesyłek, które nie mają większego znaczenia dla działalności poszczególnych jednostek takie jak: zaproszenia, kartki z życzeniami, gazety czy egzemplarze obowiązkowe.

Wyłączenie obejmuje jedynie przesyłki nierejestrowane. Te, które widnieją na wykazie, ale dostarczone zostały przez pocztę polską lub innego operatora jakozarejestrowane nadal podlegają wpisaniu do EZD i nadaniu numeru RPW (Rejestr Przesyłek Wpływających).

Ustaw wielkość czcionki
Ustaw kontrast