List Ogólnouniwersytecki

Szanowni Państwo,

Od początku października br. w części jednostek Uniwersytetu działa pilotażowo system elektronicznego zarządzania dokumentacją „EZD PUW”. W pierwszym kwartale 2019 roku system zacznie wspierać obieg korespondencji i spraw już w całym UAM.

W ostatnim czasie zostały wdrożone w Uniwersytecie nowe procedury, w tym:

  • nowa Instrukcja kancelaryjna wraz z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt,
  • nowa Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu,
  • wykaz symboli jednostek organizacyjnych Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu do stosowania przy oznaczaniu pism i spraw, a także
  • zarządzenie w sprawie zasad postępowania z dokumentacją, wykonywania czynności kancelaryjnych, wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w UAM.

Niniejszym zobowiązuję wszystkich pracowników, w szczególności tych, w których kompetencjach znajdują się kwestie związane z obiegiem korespondencji i spraw do zapoznania się i stosowania nowych procedur.

Jestem przekonany, że wdrożenie systemu EZD w znaczący sposób usprawni pracę administracji centralnej jak i wydziałowych, a równocześnie umożliwi realizację obietnicy skrócenia do 10 dni terminu na załatwianie spraw na uczelni. Aby osiągnąć ten cel niezbędne jest włączanie do obiegu elektronicznego wszelkiej korespondencji (z wyłączeniem tej oznaczonej „do rąk własnych” bądź opisanej jako „korespondencja prywatna”). Najbliższe miesiące to okres, w którym zaczniemy zastępować obieg papierowy wybranych spraw obiegiem elektronicznym. Oznacza to, że zmniejszać się będzie liczba spraw, które będzie można inicjować bądź prowadzić papierowo. Nowy system pozwoli m.in. jednoznacznie i szybko ustalić stan załatwienia każdej ze spraw, identyfikować „wąskie gardła” w przebiegu procesów i zapewnić dostęp online do całości akt sprawy.

Dostęp do systemu jest możliwy poprzez wpisanie w polu adresu w przeglądarce ezd.amu.edu.pl (dostęp z sieci wewnętrznej UAM oraz dla pracowników funkcyjnych także poprzez „zdalny dostęp”). Dedykowana systemowi strona internetowa, na której znajdują się wskazane powyżej procedury, instrukcje (w tym logowania do systemu), informacje na temat szkoleń, pytania użytkowników i odpowiedzi zespołu merytorycznego, dostępna jest pod adresem https://pracownicy.amu.edu.pl/tresci/dokumenty-uam zakładka EZD. Wszystkich zainteresowanych zachęcam do zgłaszania się na szkolenia z obsługi systemu (adres mailowy: szkoleniaezd@amu.edu.pl).

Wszelkie pytania dotyczące systemu proszę kierować do p. Lidii Pudliszak – głównego koordynatora systemu EZD w Uniwersytecie lub do koordynatorów systemu na każdym z wydziałów.

 

Z poważaniem

Prof. UAM dr hab. Andrzej Lesicki

Rektor

Ustaw wielkość czcionki
Ustaw kontrast